Vet du hvem du ansetter?

Bakgrunnssjekk vil bidra til å redusere den totale risikoen for tap av verdier og informasjon i næringslivet.

Thomas Haneborg (Foto: Arne Røed Simonsen)

Thomas Haneborg (Foto: Arne Røed Simonsen)

Bakgrunnssjekk er det å kontrollere riktigheten av og gyldigheten av påstander fremsatt i CV, søknad, intervju og annen dokumentasjon i forbindelse med en rekrutteringsprosess. Bakgrunnssjekk er en helhetlig prosess hvor jobbsøkers identitet, ekthet av vitnemål, referanser kontrolleres og intervjues, og tilgjengelige kilder på internett kontrolleres. Det er med andre ord en kilde- og dokumentkontroll med fokus på å bekrefte eller avkrefte informasjon. Stemmer det kandidaten sier eller ikke? Hva er det som eventuelt ikke stemmer?

Harde fakta

Næringslivets Sikkerhetsråd (NSR) har siden 2006 gjennomført Kriminalitets- og sikkerhetsundersøkelsen i Norge (KRISINO). Undersøkelsen har blant annet fokus på bakgrunnssjekk og bruken av dette i rekrutteringsprosesser. I KRISINO 2013 fremkommer at norske bedrifter i liten grad gjennomfører sjekk av åpen og tilgjengelig informasjon på internett. Det går også et relativt klart skille mellom virksomheter med 1 til 4 ansatte og de som har 5 eller flere ansatte, der de minste virksomhetene i mindre grad gjennomfører. Man kan spekulere i hvorfor denne form for kontroll ikke gjennomføres. Dette har vi ingen klare svar på, men man kan tenke seg at en av utfordringene kan være egen evne og ressurser til å analysere store mengder informasjon eller tolke mangelen på informasjon.

Forskjellene mellom det offentlige og næringslivet er relativt store, og ser man på forskjellene internt i næringslivet kan man også skille mellom de forskjellige bransjene. I de private virksomhetene er det innen varehandel de i størst grad utfører referansesjekk (79 prosent), mens det innen bygg og anlegg gjøres i minst grad (58 prosent).

Vet du hvem som er ansatt?

Ett annet spennende funn er det faktum at det er få bedrifter som gjennomfører kontroll av en jobbsøkers identitet. Man vet altså ikke hvem som stiller på intervju! Enkle søk på internett, sammen med kontroll av identitet vil kunne bidra til å bekreftet at personen er den den er. Flere bedrifter har innført identitetssjekk ved intervju fulgt opp med identitetssjekk første arbeidsdag for å redusere risikoen for feilansettelse og identitetsjuks betraktelig. I bygge- og anleggsbransjen blir det, med bakgrunn i lovkrav, utstedt offentlig godkjente identitetsbevis som blant annet kan bidra til å redusere arbeidsmarkedskriminalitet og redusere risikoen for å ansette feil person.

Vil du si noe pent om meg?

Referanseintervju er ikke godt nok som bakgrunnssjekk alene. Selv om dette er delen av bakgrunnssjekkprosessen som de fleste gjennomfører er dette bare en del av en helhet. Referanseintervjuer er en innarbeidet rutine hos de fleste, spesielt i det offentlige. En oppgitt referanse er en person valgt med den tanke at referansen vil snakke fordelaktig om jobbsøkeren. Man kan tenke seg tilfeller der en referanse er oppgitt til å være noe annet enn den er. Referansen kan være oppgitt til å være tidligere leder for jobbsøker, men er faktisk vedkommendes beste venn. Dette vet ikke den som gjennomfører referansesamtalen uten at det er gjort forundersøkelser. Ett enkelt søk i åpne kilder (internett) vil kunne bekrefte at det faktisk finnes en person som innehar (eller har innehatt) en stilling som jobbsøker oppgir. Dette faktum gir ingen sikkerhet for at den du prater med faktisk er den tidligere lederen, men denne usikkerheten kan reduseres ved spørsmål om for eksempel bedriften, virksomheten de bedriver, resultater mv. Kanskje referansen også kan oppgi andre i firmaet som kan uttale seg fordelaktig.

Hvem samarbeider du egentlig med?

I samme undersøkelse tok vi konseptet bakgrunnssjekk lengre enn bare for ansatte. NSR ønsket også et fokus på kontroll av samarbeidspartnere. Virksomhetene er spurt om de foretar undersøkelser av samarbeidspartnere i Norge, utlandet og i land med høy risiko for korrupsjon for å sikre at disse ikke er involvert i ulovlig eller uetiske handlinger. En slik kontroll vil kunne omfatte kontroll av selskapets eierskap, struktur og historikk. Nasjonalt viser undersøkelsen at 30% av virksomheter gjør en kontroll av potensielle samarbeidspartnere, og at 21% gjør dette av og til. Internasjonalt svarer 51% av virksomheten at de ikke gjennomfører noen som helst kontroll av samarbeidspartnere, og ser man på norske virksomheter som opererer i land med høy korrupsjonsrisiko er andel som ikke gjennomfører denne form for kontroll på 57%. Man kan driste seg til å si at nesten 50% av virksomheter i Norge ikke vet hvem samarbeidspartneren egentlig er. La oss slå fast at dette ikke betyr at man skal mistenkeliggjøre enhver samarbeidspartner, men at man kanskje bør se til egen virksomhets verdivurdering for å definere hvilke samarbeidspartnere som bør kontrolleres nærmere. I hvilken grad kan en ekstern partner påvirke våre verdier? Tør jeg virkelig la være å bruke tid på å gjennomføre en bakgrunnssjekk av en potensiell samarbeidspartner?

Grenseløst samarbeid

Mye informasjon er tilgjengelig for slik kontroll i Norge, ser man på kontroll av utenlandske samarbeidspartnere kan det være flere forhold som gjør dette noe mer utfordrende. Språkutfordringer, kulturforskjeller, lokalt byråkrati, mangel på tilgang til informasjon eller at man vet at informasjonen man får tak på er manipulert til fordel for den lokale virksomheten.

Vårt klare råd er å innhente den informasjonen man kan med lovlige metoder man har tilgjengelig.

Innsidere og juksemakere

Vi har gjennom mange år hatt fokus på bakgrunnssjekk som et kriminalitetsforebyggende tiltak. Innsidertrusselen er kanskje den største trusselen mot enhver virksomhet, og det blindt å ansette personer som gis tilgang til sensitive opplysninger eller verdier kan være katastrofalt for mange virksomheter. Bakgrunnssjekk ved ansettelser bør være et tiltak som kommer på bakgrunn av en sikringsrisikoanalyse. En sikringsrisikoanalyse vil fokusere på de verdier en virksomhet har, og de sårbarheter en trusselaktør kan benytte for å påvirke disse verdiene. En slik analyse vil lettere kunne avgjøre hvilke stillinger man bør benytte bakgrunnssjekk som et risikoreduserende tiltak, og kanskje i hvilken grad eller dybde denne skal gjennomføres.

Jobbsøkere som jukser seg inn ved forfalskning av vitnemål har ikke nødvendigvis kriminelle hensikter. Status, karrieremuligheter og høyere lønn kan være nok til at noen ønsker å benytte juks som virkemiddel for å nå sine mål, dette finnes det dessverre flere eksempler på i Norge. Innsidertrusselen vil også være et tema på Sikkerhetskonferansen 23. – 24. september 2015.

Hva gjør vi for å redusere risikoen for næringslivet?

NSR har ved flere anledninger kommentert denne utfordringen i media, og jobber målbevisst for blant annet en vitnemålsbank. I et brev til Kunnskapsdepartementet (KD) av juni 2010 anmodet vi om at det ble vurdert å legge vitnemål på Altinn.no slik at man blir sikret en pålitelig og fortrolig måte å oppbevare og sende vitnemål på. Dette har resultert i at Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO) har startet arbeidet med å utvikle en database for vitnemål på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet.

NSR produserte i 2009 'Bakgrunnssjekk –en brukerveiledning' i samarbeid med Meditor Search, denne er under revisjon og en ny versjon vil foreligge i løpet av 2015. I vårt arbeid for å forebygge kriminalitet i og mot næringslivet er det inngått en samarbeidsavtale med KRIPOS.

KRIPOS har med bistand fra NSR og andre etater utarbeidet en veiledning for bakgrunnssjekk, denne publiseres i løpet av 2015. Videre tilbyr vi våre medlemmer kurs i sikringsrisikoanalyse i henhold til

Norsk standard NS-5832, og veiledninger og foredrag innen bakgrunnssjekk.

Næringslivets Sikkerhetsråd | Postboks 5493 Majorstuen | 0305 Oslo | Middelthunsgt 27, Majorstuen | nsr@nsr-org.no

Følg oss